Campañas y listas de contactos

Una campaña envía el mismo mensaje, con pequeñas variaciones, a una lista de contactos en una fecha y hora programadas: una promoción, el recordatorio de un pago, un cambio de horario. SWS Atiende espacia los envíos y registra a quién llegó cada mensaje.

Antes de enviar tu primera campaña, lee la sección de riesgos: WhatsApp no distingue entre una pyme que avisa a sus clientes y un spammer, distingue entre números que la gente bloquea y números que no.

Riesgos: cuidar tu número

WhatsApp bloquea números que envían muchos mensajes a personas que no responden, que los marcan como spam o que no los tienen en su agenda. Un número bloqueado deja de atender a todos tus clientes, no solo a los de la campaña.

• Envía solo a quien aceptó recibir tus mensajes: clientes que ya te escribieron o dejaron su número en una compra. Nunca a bases compradas.
• Varía el texto. Usa las cinco variantes de mensaje y el nombre del contacto; cien mensajes idénticos son la firma del spam.
• Volúmenes moderados. Un número nuevo empieza con decenas de envíos al día, no cientos.
• Da una salida: “responde BAJA si no quieres recibir avisos”, y respétala.
• Usa una conexión distinta del número principal de atención para campañas grandes.

Importante. Si varias personas marcan tus mensajes como spam el mismo día, el número puede quedar restringido por horas o para siempre. Las campañas espacian los envíos, pero no te protegen de una base mal conseguida.

Listas de contactos

Las campañas no envían a la base general sino a listas: grupos de números armados para un envío concreto. Se administran en Campañas → Lista de contactos.

Crear una lista

1. Pulsa Nuevo Listado, escribe el Nombre (por ejemplo “Clientes 2026 - Lima”) y guarda.
2. En la fila de la lista, pulsa el icono de contactos para entrar a sus integrantes.

Agregar contactos a la lista

Dentro de la lista hay tres botones:

• Nuevo: agrega un contacto a mano con Nombre, Número y Correo electrónico. Al guardar, SWS Atiende consulta a WhatsApp si el número existe y muestra un icono verde (válido) o gris (inválido) en la primera columna.
• Importar: carga un archivo .xlsx o .xls. El cuadro de confirmación tiene un enlace para descargar la plantilla.
• Listados: vuelve a la lista de listas.

El archivo debe tener una fila de cabecera con estos nombres exactos de columna (la plantilla ya los trae):

Columna	Contenido	Recomendación
nome (o name)	Nombre del contacto.	Nombre y apellido, para usarlo en el mensaje.
numero (o number)	Número con código de país.	51987654321, en formato texto en Excel.
email	Correo, opcional.	Déjalo vacío si no lo tienes.

Los números repetidos dentro de una misma lista se ignoran. Si corriges un número, se vuelve a validar.

Consejo. Para enviar a todos los contactos de una etiqueta no necesitas armar la lista: elige la etiqueta al crear la campaña y la lista se genera sola.

Crear una campaña

Entra a Campañas → Lista de campañas y pulsa Nueva Campaña. Las tarjetas superiores resumen cuántas campañas tienes en curso, programadas y finalizadas.

Campo	Para qué sirve	Recomendación
Nombre	Identifica la campaña en la lista y en el informe.	Incluye fecha y objetivo: “Promo Día de la Madre 2026”.
Confirmación	Activada, primero se envía un mensaje de confirmación y el mensaje real solo sale cuando el contacto responde.	Actívala para bases antiguas: solo reciben la promoción quienes muestran interés.
Listado de contactos	La lista a la que se envía.	Obligatoria si no eliges etiqueta.
Tags	En lugar de una lista, envía a todos los contactos que tienen esa etiqueta.	Al guardar se crea una lista automática con esos contactos.
Conexión	Número de WhatsApp que enviará.	Una conexión en línea; si está desconectada la campaña no sale.
Programa	Fecha y hora del envío.	Deja al menos una hora de margen para poder editar.
Abrir ticket	Activado, cada envío queda registrado en un ticket del contacto.	Actívalo si quieres ver las respuestas en la bandeja.
Agente, Departamento, Estado del ticket	Solo con “Abrir ticket”: a quién se asigna el ticket y en qué estado queda (Abierto, Pendiente o Cerrado).	Pendiente para que el departamento lo tome; Cerrado si solo quieres historial.
Msg. 1 a Msg. 5	Hasta cinco variantes del mensaje; cada contacto recibe una elegida al azar.	Escribe al menos tres, con distinto orden de frases.
Adjuntar archivo	Imagen, PDF o audio que acompaña al mensaje.	Un solo archivo liviano.

Con Confirmación activada, cada pestaña muestra dos cajas: el Mensaje de Confirmación (“Hola {nombre}, ¿quieres recibir nuestras ofertas de octubre? Responde SÍ”) y el Mensaje que se envía cuando la persona contesta.

Variables en el mensaje

Dentro de cualquier mensaje puedes usar:

Variable	Se reemplaza por
{nombre}	Nombre del contacto, tal como está en la lista.
{numero}	Número del contacto.
{email}	Correo del contacto.

Se escriben con una sola llave y en minúsculas, a diferencia de las variables de los mensajes automáticos y las respuestas rápidas, que usan dobles llaves.

Guardar y programar

Si guardas con fecha y hora, la campaña queda Programada. Sin fecha queda Inactiva y no se envía hasta que la edites y le pongas una. Al llegar la hora, SWS Atiende recorre la lista y envía a cada contacto respetando los intervalos de Configuraciones; los números marcados como inválidos no cuentan en el informe.

Importante. Una campaña programada solo se puede editar mientras falte más de una hora para su inicio. Después, el formulario se abre en modo de solo lectura.

Estados y control de la campaña

Estado	Significado
Inactiva	Guardada sin fecha de envío.
Programada	Esperando la fecha y hora indicadas.
En curso	Enviando mensajes.
Cancelada	Detenida por ti.
Finalizada	Todos los envíos procesados.

Para detener una campaña En curso, ábrela y pulsa Cancelar Envíos; los mensajes pendientes no salen. Una campaña Cancelada se retoma con Reiniciar Envíos, que continúa con los contactos que faltaban. No existe pausa temporal: cancelar y reiniciar cumple esa función.

Desde la lista, cada campaña tiene tres acciones: informe, editar y eliminar. Eliminar borra la campaña y su informe, no los contactos.

Informe de la campaña

El icono de informe abre una pantalla con el avance en tiempo real: estado actual, barra de progreso y estas tarjetas:

• Contactos válidos: números de la lista que sí tienen WhatsApp.
• Entregadas: mensajes que salieron por la conexión.
• Confirmaciones solicitadas y Confirmaciones: solo con confirmación activada; cuántos recibieron la pregunta y cuántos respondieron.
• Conexión, Listado de contactos, Programados (fecha de inicio) y Conclusión (fecha de fin).

Si activaste Abrir ticket, las respuestas de los clientes llegan a la bandeja como cualquier conversación.

Configuraciones de envío

En Campañas → Configuraciones defines el ritmo de envío para toda la empresa:

Opción	Para qué sirve	Recomendación
Intervalo de envío aleatorio	Segundos de espera entre un mensaje y el siguiente (de 5 a 120, o sin intervalo).	20 a 30 segundos. Nunca “Sin intervalo”.
Intervalo mayor después de	Cada cuántos mensajes se aplica una pausa más larga (5 a 60).	20 mensajes.
Intervalo de envío mayor	Duración de esa pausa larga (20 a 180 segundos).	60 a 120 segundos.

Con 20 segundos entre mensajes y una pausa de 60 cada 20, una lista de 200 contactos tarda alrededor de hora y media. Es lento a propósito: imita a una persona escribiendo.

El Flujo de campaña (Constructor de flujos → Flujo de campaña) dispara flujos automáticos cuando un cliente escribe frases concretas; se explica en el capítulo de automatización.

Horarios y volúmenes recomendados para Perú

• Horario: de 9:00 a 20:00, de lunes a sábado. Evita domingos, feriados y madrugadas.
• Mejor momento: de 10:00 a 12:00 y de 17:00 a 19:00.
• Volumen por número: hasta 100 mensajes al día en un número con menos de un mes de uso; hasta 300 en uno consolidado con buena tasa de respuesta. Divide listas grandes en varios días.
• Antes de un envío grande, prueba con una lista de 10 contactos del equipo para revisar texto, variables y adjunto.
• Después del envío, vigila la bandeja las dos horas siguientes: cada respuesta atendida mejora la reputación del número.

Preguntas frecuentes

¿Puedo enviar a toda mi base de contactos? Sí: asigna una etiqueta a esos contactos y elígela en la campaña. Pero piensa primero si todos esperan ese mensaje.

¿Por qué un contacto no recibió el mensaje? Revisa en la lista si su número tiene el icono verde de válido. Un número sin WhatsApp o mal escrito no cuenta en “Contactos válidos”; corrígelo antes de reiniciar.

¿Qué pasa si la conexión se desconecta a mitad de la campaña? Los envíos se detienen. Vuelve a conectar el número, cancela la campaña y reiníciala para que salga lo que faltaba.

¿Puedo editar el mensaje de una campaña en curso? No. Cancélala, edita y reiníciala; quienes ya lo recibieron no lo reciben dos veces.